Come e quando convocare un'assemblea condominiale

Partendo prima dal presupposto che la legge impone a tutti gli amministratori di fare almeno una assemblea condominiale ogni anno, è ormai uso comune farne almeno due all’anno, nel caso ovviamente ci siano delle necessità non esiste un limite massimo. Quali sono però i tempi di convocazione?

L’amministratore che gestisce il condominio dovrà avvisare lo stesso tramite lettera di convocazione consegnata ad ogni condomino, almeno cinque giorni prima della data fissata per la riunione in prima convocazione.

Questo perché le persone tenute a partecipare alla riunione devono potersi organizzare e gestire dunque i propri impegni al fine di poter essere presenti.

È essenziale tenere presente che nei cinque giorni indicati dal legislatore non deve essere contata la data della riunione effettiva, ma devono essere cinque giorni precedenti alla stessa, dunque per fare un esempio, se la data della riunione è il 20 gennaio, la convocazione dovrà arrivare ai condomini il 15 gennaio.

 Non esiste invece vincolo sul numero di giorni massimo, ovvero condomini e amministratore possono anche accordarsi per tempi di convocazione maggiori, ovvero richiedere di ricevere la convocazione con un preavviso maggiore ai 5 giorni previsti dalla legge.

L’importante è che tutto sia stabilito all’inizio del rapporto tra condomini e amministratore, quando il professionista pone al condominio la sua proposta economica di gestione dell’immobile, come ad esempio il preventivo amministratore condominio di Estia.

Come convocare l’assemblea condominiale

Andiamo a vedere come si deve agire per effettuare la procedura della convocazione dell’assemblea in maniera corretta.

La prima cosa da tenere in considerazione è come deve essere composto l’avviso tramite il quale si convoca l’assemblea condominiale.

I dati che devono essere indicati espressamente sono il luogo, la data e l’ora della riunione, che nel caso dovesse andare deserta in prima convocazione, deve essere riconvocata sempre con almeno 5 giorni di anticipo sulla nuova data prescelta.

Altro dato che non deve mancare sull’avviso è l’ordine del giorno, ovvero l’elenco di tutti gli argomenti che saranno tratti in sede di assemblea, la mancanza di questo dato pena l’invalidazione della convocazione.

Come consegnare l’avviso per la convocazione

Come può l’amministratore consegnare l’avviso, tenendo conto che deve essere in grado di dimostrare che tale documento è arrivato nei tempi previsti dalla legge? Il professionista a quattro opzioni diverse per poterlo fare:

●      Posta raccomandata: si tratta del sistema utilizzato con massima frequenza prima dell’avvento di altre tipologie di avviso più rapide. L’unico aspetto di cui si deve tenere conto è che la raccomandata ha un tempo di consegna di circa 1 o 2 giorni lavorativi; dunque, deve essere inviata dal professionista almeno 8 giorni prima per essere certo che le persone lo ricevono non oltre i 5 giorni dalla data di riunione.

●      PEC: la Posta Elettronica Certificata è la mail di ultima generazione che ha per legge la validità di una raccomandata, e questa può essere inviata anche la mattina stessa del giorno massimo di consegna.

●      Fax: una delle alternative è inviare l’avviso via fax, ma è estremamente raro in questo ambito, in quanto non è frequente che nelle abitazioni sia presente un fax per ogni condomino.

●      Consegna a mano: in mancanza della possibilità di raggiungere le persone con i metodi precedentemente descritti, il professionista può optare per consegnare l’avviso direttamente nelle mani del condomino.

Nel caso della raccomandata e della PEC, essendo riconosciute dalla legge come identiche dal punto di vista giuridico, non fa fede il ritiro o la lettura da parte del condomino in questione, ma la data di invio e quindi di ricezione della stessa, dunque, anche se non viene ritirata o letta per la legge il condomino è stato regolarmente avvisato.