Organizzare un evento, sia esso pubblico che privato, può non essere così facile come sembra. Le cose a cui pensare perché tutto proceda per il meglio sono davvero tante: la scelta della location, dell’allestimento, del programma di intrattenimento, il buffet, etc.
Per essere certi che un evento proceda liscio come l’olio senza intoppi e per evitare lo stress legato alla sua organizzazione può rivelarsi necessario rivolgersi ad un professionista in grado di organizzare il tutto nel minimo dettaglio e garantire il successo dell’evento.
In altri casi, con un po’ di impegno e l’aiuto di qualcuno, potremo riuscire nell’intento di organizzare un evento di successo in maniera autonoma. Vediamo quali sono i punti fondamentali per riuscirci.
Scelta della data ed inviti
Stabiliamo una data con largo anticipo, prediligendo un giorno nel week-end o comunque precedente ad una festività. Mandiamo gli inviti con 2 settimane di anticipo. Questo è il lasso di tempo perfetto in quanto non è troppo lontano dall’evento, ma nemmeno troppo a ridosso. In questo modo gli invitati potranno evitare di prendere altri impegni.
Scelta della location
La scelta della location viene fatta in base al budget che abbiamo a disposizione. Se vogliamo organizzare qualcosa di più formale, anche un ristorante con un buffet potrà fare al caso nostro. Se invece vogliamo osare, scegliamo una location più esclusiva. Potremo affittare una villa, ma anche uno yacht o un parco che andrà allestito.
Accoglienza e atmosfera
Per far sentire i nostri ospiti immediatamente a proprio agio, potremmo contare sull’aiuto offerto da hostess professionali e preparate. Se siamo alla ricerca di un’Agenzia di Hostess roma è la città migliore in questo senso. Un hostess professionale non è solamente una bella presenza, ma un valido aiuto per organizzare l’evento, per guidare gli invitati e per intrattenerli.
Scelta del menù
La scelta di un buffet è di solito più facilmente gestibile rispetto ad un menù fisso. Bisogna tener conto delle preferenze alimentari dei nostri ospiti, non trascurando chi per motivi di salute o per scelta personale non mangia alcuni ingredienti. Ecco perché bisogna aver cura di offrire un ampio ventaglio di scelta in grado di accontentare tutti.
Quando ricorrere ad un professionista
Mettiamo il caso che abbiamo deciso di organizzare un evento in grande stile, con un numero di invitati che superano il centinaio di persone. L’occasione potrebbe essere una festa aziendale, la presentazione di un progetto di lavoro importante, o un anniversario di matrimonio.
Il punto è che quando il numero di invitati inizia ad essere così importante, diventa difficile gestire il tutto. Un event planning si prenderà il tempo di ascoltarci e di capire esattamente quali sono le nostre esigenze e quali risultati vogliamo raggiungere grazie al nostro evento. Successivamente, in base al nostro budget, sarà in grado di consigliarci al meglio sulla tipologia di location che possiamo utilizzare, sull’allestimento e sul menù da offrire.