Economia - 22 ottobre 2021, 12:00

Manuale operativo nel franchising: cos’è e come crearne uno top

Il manuale operativo contiene diversi elementi che raccontano le caratteristiche del franchising. Ecco una pratica guida per essere pienamente informati sul tema

Manuale operativo nel franchising: cos’è e come crearne uno top

“Patti chiari, amicizia lunga” è una grande verità nelle relazioni di business e soprattutto nel franchising. Quando si deve creare una rete in franchising ,per stabilire una relazione proficua nel tempo tra franchisor e franchisee, c’è un documento che assume un’importanza cruciale e si chiama manuale operativo. Devi immaginarlo come un testo che contiene al suo interno le regole e le procedure che un franchisee deve seguire per aprire e gestire un’attività in franchising. In altre parole, il manuale è una guida che racconta il progetto nei dettagli, favorendone la standardizzazione e la replicabilità.

Le caratteristiche di un  manuale operativo top

Al suo interno il manuale operativo contiene diversi elementi che raccontano le caratteristiche del franchising: dal punto di vista, per esempio, del layout del locale, al marketing, fino alle strategie di vendita. Cosa distingue un manuale fatto bene da uno realizzato in modo poco professionale? In sintesi, sono tre le caratteristiche che lo rendono efficace:

     1. La chiarezza nella forma: il testo deve essere scritto con un linguaggio semplice, per ridurre gli errori che possono nascere da cattive interpretazioni;

     2. I dettagli nei contenuti: ognuno dei passaggi contenuti nel manuale va spiegato in modo esaustivo, per limitare la libertà d’azione dell’affiliato ed eventuali errori che ne possono nascere;

     3. Bellezza nella forma: una buona impaginazione e un lavoro grafico ordinato facilitano la comprensione dei contenuti.


Cosa contiene un manuale operativo

In generale, un manuale parte con una descrizione del business model del franchising e in particolare, definisce le regole e le procedure per:

1) La gestione del punto vendita; 

2) la scelta dei fornitori;

3) la gestione delle risorse umane;

4) le procedure relative alla pubblicità, vendita e strategie di fidelizzazione dei clienti.  

Oltre a questo, il manuale offre informazioni sul percorso formativo che viene offerto dal franchisor al franchisee, sull’assistenza e le modalità di questa. E ancora, contiene una parte relativa alla gestione della comunicazione, inclusa in un documento chiamato brand manual.

Perché è uno strumento legale
Il manuale operativo viene consegnato dal franchisor al franchisee solo nel momento in cui il contratto è stato sottoscritto. Questo avviene perché contiene tanti segreti sul modello di business che potrebbero essere copiati dal competitor di turno: con un contratto invece il franchisor può tutelarsi da eventuali danni che possono nascere dalla divulgazione di informazioni sensibili.

Il manuale è un’ancora di sicurezza per un franchisor anche dal punto di vista legale. È il documento principale che consente il trasferimento del know how tra il franchisor e il franchisee. Il mancato o parziale trasferimento del know how è una delle cause da cui nascono una buona parte dei contenziosi legali che nascono tra franchisor e affiliati. 

Il manuale serve a ricordarci che il franchising non è unicamente un accordo commerciale, ma un modello operativo, le cui caratteristiche devono essere trasferite da un imprenditore a un altro, per garantire il suo funzionamento. 

 

Quanto costa un manuale operativo

Dietro un manuale operativo c’è un grosso lavoro: si tratta di un'attività in cui si coinvolgono tanti professionisti diversi. In genere i costi si aggirano sui 10mila euro, anche se sono più bassi per un franchising in fase di startup. 

In questo caso, con un business model che avrà al massimo tra gli otto e i nove passaggi da analizzare, il costo può aggirarsi in una forbice tra i 5 e i 6mila euro. La chiave per tenere i costi così accessibili sono le competenze dei consulenti: più avranno conoscenza del mercato e del business, più i costi di redazione del manuale possono essere ridotti.. 

Un documento che evolve nel tempo
Un altro aspetto molto importante che devi considerare nella stesura del manuale operativo è che non sarà mai un documento statico. Al contrario, nel tempo andrà modificato perché cambieranno tre fattori che sono fondamentali in ogni business, ovvero le abitudini della clientela, le evoluzioni del mercato e la tecnologia che può stravolgere interi settori da un giorno all’altro. 

Vuoi approfondire questo argomento? Leggi il libro Let’s Franchise (che trovi qui).

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