Perché utilizzare un tracking software aziendale

Il livelli di produttività di un’azienda dipendono dalla gestione efficiente dei propri dipendenti, responsabilità in capo al reparto delle Risorse Umane che in quest’ottica deve avere gli strumenti adatti per poter coordinare con coerenza la forza lavoro, assegnando puntualmente le mansioni da portare a termine entro un periodo prestabilito.

Per questo è necessario che le Risorse Umane possano verificare in ogni momento le presenze e le assenze dei lavoratori, così come gli orari di entrata e di uscita dall’ufficio e, specie negli ultimi due anni appena trascorsi caratterizzati dalla pandemia da Covid19, controllare anche coloro che operano da remoto, sui i quali il monitoraggio per ovvie ragioni risulta essere più difficoltoso.

L’importanza del tracking software

Per semplificare il sistema di rilevazione presenze, sempre più aziende si stanno dotando di un time tracking software, spesso identificato semplicemente con il termine tracking software, vale a dire uno strumento in grado di monitorare con esattezza gli orari di ingresso e uscita dal lavoro, consentendo alle Risorse Umane di poter verificare in modo telematico l’effettiva disponibilità del capitale umano in un dato momento, così da avere un panoramica completa sull’organizzazione e poter pianificare le attività da intraprendere per ogni singolo dipendente.

Oltre alle ore lavorate, attraverso questi software è possibile determinare gli straordinari, i permessi, il piano ferie e i turni, ottimizzando così la programmazione e l’operatività aziendale.

Il tracking software è, come accennato in precedenza, particolarmente indicato nelle situazioni in cui il lavoro venga svolto nella modalità dello smart working, potendo controllare istantaneamente l’impegno profuso da ogni singolo lavoratore, pur non essendo presente fisicamente in azienda. Ma non solo. Anche nelle situazioni lavorative “classiche, questo sistema si presenta come una delle soluzioni più efficaci nelle realtà imprenditoriali di grandi dimensioni e con molti dipendenti. Non è infatti difficile riscontrare la presenza all’ingresso di moltissime azienda di totem con i quali i dipendenti, attraverso la scannerizzazione di un QR Code presente nella specifica applicazione sullo smartphone o tablet, segnano la loro entrata in ufficio, attività semplice e veloce da porre in essere anche al termine della giornata lavorativa.

I vantaggi di utilizzare un tracking software

Quando l’azienda decide di dotarsi di un tracking software per la verifica delle presenze sa di poter contare su una serie di benefici collegati a livelli di produttività, a una migliore gestione del personale e alla possibilità di poter monitorare le performance relative a specifiche fasce orarie e singoli dipendenti.

In primo luogo, con questo strumento il Manager delle Risorse Umane potrà avere un controllo completo sull’operatività del capitale umano, avendo una visione completa delle ore lavorate rispetto a quelle previste, della presenza di eventuali straordinari e dei turni, elemento quest’ultimo fondamentale per poter assegnare le attività coerentemente con la disponibilità dei lavoratori, scongiurando anche il rischio di indicare un eccessivo carico di lavoro al singolo dipendente impegnato in quel momento.

Altro vantaggio è quello di ridurre i livelli di assenteismo. Con un software del genere, infatti, è possibile far emergere in modo istantaneo situazioni di scarso impegno e poche presenze, portando quindi i lavoratori a responsabilizzarsi. A questo si aggiunge anche la drastica riduzione dell’errore umano relativo a dimenticanze nei casi in cui l’ingresso in azienda venga verificato attraverso le modalità classiche, come la timbratura a parete o l’utilizzo del badge.

Grazie al controllo centralizzato e alla capacità di immagazzinare e incrociare dati, questi sistemi risultano essere molto utili anche per realizzare dei report personalizzati, facendo emergere le performance dei singoli lavoratori, individuando le aree critiche e gli interventi da porre in essere per mantenere i livelli di produttività richiesti.

Infine i benefici direttamente collegati ai dipendenti. Essendo uno strumento a disposizione non solo delle Risorse Umane ma anche dei lavoratori stessi, il tracking software favorisce un rapporto completamente trasparente tra le parti, con il capitale umano che può in ogni momento monitorare le ore lavorate e i turni, così da verificare l’esatta corrispondenza rispetto alla busta paga, evitando reclami o incomprensioni e creando un clima di lavoro sano in cui si stimola la fiducia e la lealtà tra lavoratori e management.