Fatturazione elettronica: i software dedicati

La fatturazione elettronica è ormai un obbligo per la gran parte delle aziende operanti in Italia. I vecchi programmi di contabilità non permettono di creare questo tipo di documenti, per i quali è necessario acquistare specifici software fattura elettronica. Il panorama per quanto riguarda questo tipo di programmi è abbastanza ampio e comprende anche soluzioni a prezzo modico, se non addirittura gratuito per chi non ha la necessità di funzionalità avanzate.

Come funzionano questi software
Stiamo parlando di programmi che permettono di produrre, inviare e gestire le fatture elettroniche, comprendendo quindi anche la fase di archiviazione e conservazione. Una fattura elettronica deve essere prodotta con appositi software, visto che è obbligatorio per legge non solo compilare il documento in uno specifico formato, ma anche inviarlo attraverso il Sistema di Interscambio. I software di ultima generazione che permettono di produrre fatture elettroniche si occupano anche della fase di controllo e invio, oltre che della ricezione e dell’archiviazione per legge. Un’azienda che ha l’obbligo per legge di emettere fatture elettroniche si trova infatti anche a ricevere questo tipo di documenti dai propri fornitori.

La comodità del cloud
Tra le opportunità più interessanti offerte dai software per l’emissione e la gestione di fatture elettroniche c’è anche quella di utilizzare il cloud. Di fatto si tratta di non installare il programma sul singolo terminale in azienda, ma di mantenerlo in uno spazio in rete, accessibile a chiunque abbia le credenziali per farlo. In questo modo le fatture possono essere prodotte, controllate e inviate da qualsiasi luogo, senza la necessità di accedere al programma da un terminale in ufficio. I professionisti che svolgono gran parte del lavoro nella sede dei singoli clienti potranno quindi emettere la fattura direttamente al termine della giornata lavorativa, lo stesso dicasi per venditori e professionisti di vario genere. Oltre a questo il cloud permette di verificare lo stato delle fatture, ad esempio l’avvenuta ricezione e pagamento da parte del cliente, accedendo al cloud, praticamente in tempo reale e utilizzando qualsiasi tipo di dispositivo, compreso lo smartphone.

Tenere sotto controllo la documentazione
Oggi sono disponibili in commercio software per la fatturazione elettronica che permettono non solo di produrre tali documenti, ma anche di monitorarli costantemente, così come di conservarli e verificarli. Volendo è possibile anche accedere a questo tipo di sistemi gestionali con più utenze, in modo da condividere le attività con un eventuale socio, o anche con l’addetto alla contabilità o il commercialista. Oppure si può attivare un sistema di sollecito automatico per i pagamenti delle fatture già inviate da tempo. Il professionista può così avere costantemente il polso della situazione, con semplicità e in poche mosse, il tutto all’interno di un singolo ambiente software.

Il costo
Esistono numerosi software per la produzione e l’invio di fatture elettroniche, questo porta ad un’offerta ampia e variegata. Per chi non ha le necessità di una grande azienda, ma deve sostanzialmente solo produrre, inviare e archiviare le fatture sono disponibili anche soluzioni completamente gratuite. Aggiungendo una piccola cifra mensile è possibile ottenere ulteriori servizi, come ad esempio l’accesso dal cloud.