Come organizzare un evento in modo professionale, stabilendo obiettivi, target e budjet? Con il software “EGMS”, ideato da un team di professionisti guidati da Rossella Bussetti

Gli eventi costituiscono un eccellente strumento di marketing in ogni settore, per sviluppare nuovi contatti, consolidare quelli esistenti e aprirsi a nuove opportunità di business e qualora lo scopo non fosse quello di generare introiti o raccogliere fondi, si tratterebbe comunque di un'occasione importante in grado di dare luogo a esperienze di valore tra il brand e l'audience.

Ogni anno si organizzano congressi, convention, meeting, cene aziendali, manifestazioni no profit e molto altro ancora, per lanciare un nuovo marchio o prodotto, per inaugurare una nuova sede, raccogliere fondi e così via.

Organizzare un evento richiede molto tempo, molte risorse e soprattutto tanta strategia. Un evento per essere in grado di soddisfare le aspettative dei presenti non può prescindere dalla cura e serietà dell’organizzazione. Nella pianificazione di un evento bisogna ricercare la chiave del successo.

Ma come organizzare un evento in modo professionale e magari tagliando i costi? Lo abbiamo chiesto a Rossella Bussetti, General Manager della società Orion Sky Global LTD, che con il supporto di uno staff tecnico ha ideato e progettato “EGMS”, un software rivoluzionario in grado di coprire tutte le aree operative di un evento.

Quali sono gli strumenti necessari per progettare un evento di successo?

“Per prima cosa, per pianificare un evento di successo bisogna stabilire un “modus operandi” che evidenzi gli obiettivi, il target e il budget. Grazie all'aiuto del software EGMS si possono impostare tutti i dati dell'evento, controllando accrediti, accomodation, arrivi & partenze, trasporti, rate card, volontari & staff, ticketing, sicurezza e molto altro ancora, riducendo al minimo l’errore umano, aumentando l’affidabilità dei processi e tagliando i costi fino al 40%. Con questo applicativo si può gestire un evento dalla A alla Z, personalizzando anche grafica e contenuti”.

Quali sono le capacità operative dell'EGMS?

" Questo software consente a chiunque di organizzare un evento in modo professionale. Si tratta di un applicativo in grado di programmare la gestione, pianificare e monitorare i budjet nei minimi dettagli, prima, durante e dopo l'evento. Si tratta di una piattaforma integrata di tipo web-based, con applicazioni multi-utente e multi-posizione, che permette un flusso continuo di scambio delle informazioni tra più operatori, anche basati in location differenti che possono operare simultaneamente sugli stessi moduli”.